ビジネス文書を書くのが、苦手だった。
正確に言うと、書けないわけではない。ただ、時間がかかった。言葉を選んで、構成を考えて、読む相手のことを想像して、何度も書き直す。気づけば2時間経っていた、ということが珍しくなかった。
それが今は、10分ほどで終わる。
やっていることはシンプルだ
特別なことはしていない。
要点を箇条書きにして、AIに渡す。それだけだ。
たとえば、こういう形で渡す。
以下の内容で、取引先への謝罪文を書いてください。
【状況】
- 先方からの発注に対し、納期を3日遅延した
- 遅延の原因は社内の確認フローの不備
- 先方への損害は確認中
【相手】
- 長年の取引先。関係は良好
- 担当者は40代の部長クラス
【目的】
- 誠実に謝罪し、関係を維持すること
- 再発防止策も一言添えたい
【注意】
- 言い訳がましくならないよう
- 簡潔に、3段落以内でこれを渡すと、そのまま送れる水準の謝罪文が出てくる。
渡す情報の質が、成果物の質を決める
「AIで文書を作ったけど、使えるものが出てこなかった」という話を聞くことがある。
そういう時、どんな渡し方をしたか聞いてみると、たいてい「謝罪文を書いて」とだけ入れた、という答えが返ってくる。
それでは難しい。
相手は誰か。関係性はどうか。何を謝るのか。どんな温度感で書くのか。これらの情報がなければ、AIは自分で補うしかない。そして補い方が、こちらの想定と違う。
渡す情報を丁寧にすれば、成果物はそのまま使えるレベルになる。情報が荒ければ、成果物も荒くなる。これはAIに限った話ではなく、人に仕事を頼む時と構造が同じだ。
変わったのは、文書の時間だけではない
ビジネス文書だけでなく、調べ物や顧客への回答案なども同じように使っている。
共通しているのは、「素材だけ持ってきて、形にするのはAIに任せる」という考え方だ。
事実関係や要点の整理は自分がやる。そこから先の、言葉を選んで文章にする部分をAIに任せる。
この役割分担が、時間の使い方を変えた。
2時間かけていた作業のうち、私がやるべき部分はどこだったのかを考えると——それは「何を伝えるか」を決めることだったと思う。「どう伝えるか」は、AIの方が速い。
——中の人T